Le coût d’un mauvais contrôle des immobilisations
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Coûts des personnes
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Utilisez le suivi des actifs pour considérablementréduire l'erreur humaine et le tempsnécessaires pour gérer adéquatement les actifs.
Ce sont souvent les collaborateurs d’une organisation qui coûtent le plus cher lorsqu’il s’agit de gérer les ressources..
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L'une des raisons à cela est la nature précieuse de leur temps, car chaque minute consacrée à la gestion des actifs, depuis la saisie des actifs dans le système jusqu'à la supervision de l'ensemble du cycle de vie, entraîne une dépense financière. Surtout lorsqu'il s'agit de faire appel à des experts, les coûts peuvent augmenter considérablement ; par exemple, un comptable solitaire consacrant seulement une heure par jour à la gestion des immobilisations peut entraîner un coût annuel de 10 000 $ pour l'organisation.
De plus, le facteur humain entre en jeu, conduisant inévitablement à des erreurs occasionnelles. Malheureusement, certaines de ces erreurs peuvent avoir des répercussions financières importantes, comme nous le verrons bientôt.
Le coût du temps lié aux personnes
Le travail manuel reste une partie intégrante de la gestion des actifs de la plupart des entreprises. Malgré la disponibilité de systèmes de journalisation automatisés, mobiles et intelligents, seule une minorité d'organisations les utilise réellement. Selon une enquête de Deloitte, 54 % des organisations utilisent encore le format papier pour capturer les données sur leurs actifs.
Le coût des personnes et les erreurs des feuilles de calcul
Sur la base d'une étude et d'un examen menés en 2015, il a été constaté qu'environ 94 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, avec des taux d'erreur allant de 1,2 % à 2,5 %. Bien que ces taux d'erreur puissent initialement sembler se situer dans une marge d'erreur acceptable, d'autres recherches sur les inexactitudes des feuilles de calcul ont démontré des coûts potentiels pouvant atteindre plusieurs millions de dollars, avec des estimations allant de 4 à 110 millions de dollars. Stephen Powell, un chercheur de l'Université de Dartmouth qui a mené l'une de ces études, a fait remarquer que les feuilles de calcul sont souvent remplies de données inutilisées et d'erreurs non corrigées. Ils ne fonctionnent pas nécessairement comme des systèmes dans lesquels les intrants sont transformés en extrants.
Les coûts des inexactitudes
Actifs fantômes
Votre organisation est hantée par des atouts qui ne sont pas vraiment là, et ces actifs vous coûtent très cher.
Les actifs fantômes existent dans les livres mais pas dans la réalité ; ils ont été perdus, volés ou ont disparu. Ou bien un actif ou une quantité a simplement été saisi par erreur. Ou alors ils sont toujours là mais ne sont plus utilisables.
Il s’agit d’actifs fantômes qui peuvent coûter à votre organisation des frais incorrects et inutiles, comme le stockage, l’assurance et le paiement des impôts. (Voir le tableau à droite).
Malheureusement, les actifs fantômes sont courants. Cela ne devrait peut-être pas être surprenant : une enquête de 2015 a révélé que les détaillants ont perdu plus de 44 milliards de dollars d'actifs à cause de vols, d'erreurs et de causes inconnues. Les actifs fantômes peuvent nuire à n’importe qui. Le US Marshals Service a perdu la trace de milliers de radios bidirectionnelles jusqu'à ce qu'il mette en place un système de suivi des immobilisations plus efficace. Un seul audit du ministère de la Défense réalisé en 2013 a révélé 15 600 pièces d’équipement manquantes, évaluées à 419,5 millions de dollars.
Aussi courants que cela puisse paraître, de nombreuses organisations ne tiennent pas compte des actifs fantômes dans leur suivi et leurs rapports sur les actifs. Selon le « Small Business Report: Accounting » 2015 de Wasp Barcode Technologies, 74 % des petites entreprises ne comprennent pas l'impact des actifs fantômes sur leurs comptes. Encore plus effrayant, 49 % ne savent pas ce que sont les actifs fantômes. Les organisations peuvent ne résolvent pas des problèmes dont ils ignorent l'existence).
Actifs en double
Votre organisation dépense de l'argent pour « remplacer » les actifs que vous possédez déjà et que vous ne savez tout simplement pas.
Autre erreur courante dans la gestion des actifs : réorganiser (ou fabriquer) des pièces qu’une organisation a déjà en stock ou autrement disponibles, simplement parce qu’elle ne réalise pas qu’elle les a. Les grandes organisations comptant de nombreux départements et sites peuvent être particulièrement vulnérables.
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Ce problème peut être particulièrement préjudiciable lorsqu’une organisation doit suivre de nombreux articles de moindre importance. Par exemple, un district scolaire peut avoir besoin de suivre des milliers de manuels scolaires, ou un fabricant peut avoir besoin de suivre les codes UPC existants de composants individuels. C'est une capacité qui dépasse la plupart des feuilles de calcul et des bases de données à usage général.
Coûts de conformité et d’audit
La gestion moderne des actifs rationalise les audits, grâce à des rapports complets et conformes contenant des données valides et vérifiables disponibles en un seul clic.
La conformité coûte cher. La loi fédérale Sarbanes-Oxley, par exemple, impose la comptabilité des actifs, tandis que d'autres lois exigent la surveillance des actifs (par exemple, pour les achats d'actifs dans le cadre du financement du titre I dans le secteur de l'éducation). Le prix du non-respect est tout aussi élevé. Concentra Health Services, par exemple, a dû payer 1,7 million de dollars pour la perte d'un ordinateur portable en 2014, tandis que le ministère de la Santé et des Services sociaux de l'Alaska a payé une amende similaire de 1,7 million de dollars pour avoir perdu la trace d'un disque dur USB. Heureusement, la gestion d’actifs est un domaine dans lequel ces coûts peuvent être minimisés et les risques évités.